Faldoni che occupano stanze intere, contratti che non si trovano quando servono, fatture archiviate in tre posti diversi. In molte aziende la gestione dei documenti cartacei è ancora così, e ogni anno costa più tempo e spazio di quanto sembri.
Digitalizzare l’archivio non vuol dire solo scansionare tutto. Vuol dire rendere ogni documento facile da trovare, sicuro e consultabile da chi ne ha bisogno, anche fuori ufficio.
Perché conviene farlo adesso
Il primo vantaggio è il tempo. Cercare un documento cartaceo può richiedere minuti, a volte ore. Con un archivio digitale indicizzato basta una ricerca per nome, data o parola chiave.
Poi c’è lo spazio. Un archivio fisico occupa metri quadri che potrebbero essere usati in altro modo, oppure costa ogni mese se affidato a un magazzino esterno.
Infine la sicurezza. Carta e faldoni sono esposti a umidità, incendi e smarrimenti. Un archivio digitale con backup regolari protegge i documenti molto meglio.
Come si organizza un progetto di digitalizzazione
1. Analisi dell’archivio. Si parte capendo quanti documenti ci sono, di che tipo e quali servono davvero. Non tutto va digitalizzato: alcuni documenti possono essere eliminati, altri vanno conservati per obbligo di legge.
2. Scansione e acquisizione. I documenti vengono scansionati con scanner professionali, che garantiscono qualità costante anche su grandi volumi e formati diversi.
3. Indicizzazione. È la fase più importante. Ogni file viene classificato con dati utili alla ricerca: cliente, data, tipo di documento. Con l’OCR anche il testo interno diventa ricercabile.
4. Archiviazione e accesso. I file vengono caricati in un sistema di gestione documentale, con permessi diversi per ogni utente e accesso da qualsiasi dispositivo.
Cosa dice la normativa
In Italia molti documenti possono essere conservati solo in formato digitale, a patto di rispettare le regole sulla conservazione a norma. Fatture elettroniche, libri contabili e contratti hanno requisiti specifici, per questo è utile affidarsi a chi conosce bene il quadro normativo.
Il primo passo
Non serve digitalizzare tutto in una volta. Si può partire dall’archivio corrente, quello consultato ogni giorno, e procedere per gradi con lo storico.
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