Il costo di un archivio di carta non si vede in bolletta, ma c’è. E spesso è più alto di quanto si pensi.
Lo spazio
Ogni armadio pieno di faldoni occupa superficie che si paga in affitto. Se l’archivio è in un magazzino esterno, il costo è ancora più evidente: canone mensile più le spese ogni volta che serve recuperare un documento.
Il tempo delle persone
Secondo diverse stime, un impiegato passa parte della sua giornata a cercare informazioni. Quando i documenti sono su carta, il tempo aumenta: bisogna alzarsi, cercare il faldone giusto, sperare che sia al suo posto.
I rischi
Un documento perso può costare caro, soprattutto in caso di controlli fiscali o contestazioni legali. Allagamenti e incendi sono rari, ma quando capitano l’archivio è perso per sempre.
Fare due conti
Somma spazio, tempo e rischi. Nella maggior parte dei casi la digitalizzazione si ripaga in pochi anni, a volte in mesi.
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